Une organisation en croissance, des processus formation à faire évoluer
L’AEIM 54 est une association de parents reconnue d’utilité publique, engagée dans l’accompagnement des personnes en situation de handicap. Elle s’appuie sur environ 1 500 salariés et gère une quarantaine d’établissements et services répartis en quatre pôles d’activité.
Dans un contexte d’extension de ses activités et d’évolution de ses besoins en compétences, l’association souhaitait relancer la transformation numérique de son service RH. L’acquisition d’un logiciel de gestion de la formation devait permettre de simplifier, fiabiliser et optimiser les pratiques du Service Formation.
Passer du besoin d'outil à un projet RH structurant
Au-delà du choix d’une solution, l’enjeu consistait à décrire précisément les processus de formation, traduire les besoins métiers en exigences fonctionnelles et anticiper le déploiement. Le projet devait aussi mieux articuler formation, compétences et parcours professionnels, tout en mobilisant l’équipe autour d’une vision partagée.
Une démarche participative, méthodique et ancrée dans les usages
Ad’Solutions a conduit la mission en deux temps, avec la participation de l’ensemble du Service Formation et l’association ponctuelle de la DRH et de la DSI.
Diagnostiquer l’existant
- Inventorier les outils, méthodes, données et rôles mobilisés.
- Analyser les pratiques numériques et les interfaces avec les autres processus RH.
- Cartographier le processus formation et mettre en évidence les points de vigilance.
Co-construire le cadre cible
- Décrire les processus liés au pilotage de la formation.
- Formaliser les besoins fonctionnels à intégrer au paramétrage du logiciel.
- Structurer une ossature de cahier des charges et une grille d’analyse des offres.
- Préparer les étapes de déploiement et les conditions d’appropriation.
- Relier progressivement les enjeux de formation à ceux de la GEPP.
Des fondations solides pour piloter la formation et préparer la suite
Au terme de l’accompagnement, l’AEIM 54 dispose d’une lecture structurée de ses processus et d’un socle fonctionnel pour poursuivre le paramétrage de son outil de gestion de la formation.
Processus clarifiés
Une synthèse du fonctionnement de la formation et un schéma global facilitent le partage d’une vision commune.
Besoins formalisés
Une ossature de CCTP et des orientations fonctionnelles sécurisent les échanges avec l’éditeur retenu.
Dynamique élargie
Le projet a confirmé la nécessité de relier GEPP et formation et a favorisé le lancement d’un chantier GEPP piloté.
Six mois après la mission, la phase pré-opératoire avec l’éditeur est engagée. Le travail d’implémentation du module formation doit se poursuivre, tandis que l’hypothèse de créer un organisme de formation interne est de nouveau étudiée.
Une mission menée aux côtés de l’équipe Formation
De février à juillet 2025, puis lors d’un bilan à froid en décembre, Ad’Solutions a apporté méthode, structuration et transfert de compétences. Le calendrier et les formats ont été adaptés aux contraintes de l’association, avec une priorité donnée aux temps de travail en présentiel.
Isabelle Jouannic
Merci aux équipes de l’AEIM 54, à la Direction des Ressources Humaines et de la Formation, à la DSI et à l’Opco Santé pour leur mobilisation tout au long de la démarche.
